档案是记载个人、集体成长过程的文字记录，对规范学生会的各项管理具有重要意义。为了进一步加强院学生会的档案管理工作，特规定如下管理制度：

一.建立院校学生会内部档案

1.校学生会成员档案

包括校学生会成员名单、自然情况、任职情况及奖励情况。

2.校学生会会议记录

由办公室内务部负责全部会议记录，各部开会时也要做好会议记录，归入档案。

3.校学生会活动记录

校学生会的各项活动应由主办该活动的部门将活动的计划、过程及总结等文件于活动结束后归纳整理，形成书面材料交由办公室内务部归档。

二.建立校学生会与各院学生会往来档案

1.各院学生会交向校学生会的工作计划及工作总结将被归入档案。

2.每次校学生会给各院学生会开会期应由办公室作好会议记录之后将其并归入档案。

三.建立校学生会与其他院校学生会往来档案

1.将院学生会与其他院校学生会往来的书信及相关材料统一整理，归入档案。

2.由办公室做好每次院学生会与其他院校学生会会议的记录，统一整理，归入档案。

四.档案的管理

1.由院学生会办公室内务部统一管理档案。

2.以学期为单位，将学生会档案分为如上所示三类，并贴标签注明其建立时间。

3.月末，将本月所有文件按如上所示分为三类，并按时间先后顺序整理，归入档案。

4.学期期末，整理本学期所有档案，贴标签后归入总档案。

五.档案的查询

1.设档案查阅登记簿。

2.经办公室同意并签名登记后方可查询。

3.只允许在档案管理处查询，谢绝外借。

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